Erfahrungswissen sichern: Was 92 Prozent der Betriebe falsch machen

Neun von zehn Unternehmen weltweit sichern ihr Erfahrungswissen nicht effektiv, obwohl 85 Prozent der Führungskräfte darin eine ernste Bedrohung sehen. Das zeigt die Studie „The $9 Trillion Knowledge Exodus", die eGain und Deloitte Insights gemeinsam im Juni 2026 veröffentlichten. Für kleine Betriebe in Deutschland, die gerade mitten in der größten Rentenwelle ihrer Geschichte stecken, ist das keine abstrakte Zahl.

Was die Studie misst

Der Titel der eGain-Deloitte-Studie klingt nach einem amerikanischen Konzernproblem: 6,9 bis 9,6 Billionen US-Dollar wirtschaftlicher Schaden durch unkontrollierten Wissensabfluss. Haupttreiber ist die Baby-Boomer-Welle: Über 30 Millionen Amerikaner gehen in den nächsten vier Jahren in Rente und nehmen Jahrzehnte an Erfahrungswissen mit.

Die zentralen Befunde im Überblick:

• 92 Prozent der befragten Unternehmen sichern Erfahrungswissen nicht effektiv ab.
• 85 Prozent der Führungskräfte stufen den Wissensverlust als moderate bis existenzielle Bedrohung ein.
• Dennoch fehlt in den meisten Betrieben sowohl die Strategie als auch das System, um gegenzusteuern.

Die Autoren Evan Siegel (eGain) und Eyal Cahana (Deloitte) benennen das Kernproblem klar: Unternehmen investieren in Recruiting und Onboarding, aber nicht in die Sicherung des Wissens, das längst vorhanden ist.

Das gilt nicht nur in Amerika

Die US-Zahlen sind groß. Doch das zugrundeliegende Problem ist in Deutschland identisch, und die Dimension ist nicht kleiner. Das Statistische Bundesamt veröffentlichte im August 2025, dass bis 2039 rund 13,4 Millionen Baby-Boomer das gesetzliche Rentenalter in Deutschland erreichen werden. Fünf Millionen davon haben diese Schwelle bereits überschritten.

Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) schätzt, dass das Arbeitspotenzial bis 2036 um 6,9 Prozent sinkt: von 55 Millionen auf 51,2 Millionen Erwerbspersonen. Auf jede Person, die in Rente geht, kommen statistisch weniger als 0,8 Berufseinsteiger.

Was das bedeutet, lässt sich in kleinen Betrieben besonders gut beobachten: Der Schlosser, der seit 20 Jahren weiß, warum das Bauteil aus 2009 nicht mit dem Standardrezept funktioniert. Die Steuerfachangestellte, die alle Besonderheiten der langjährigen Mandanten auswendig kennt. Die Therapeutin, die seit Jahren die gesamte Stammklientel betreut. Geht diese Person, nimmt sie ihr Wissen mit, außer jemand hat es vorher festgehalten.

Warum kleine Betriebe besonders gefährdet sind

In Konzernen verteilt sich Wissen auf viele Schultern. In einem Betrieb mit acht oder zwölf Mitarbeitern ist das anders: Hier trägt oft eine einzelne Person das gesamte Wissen über Kunden, Lieferanten, Sondervereinbarungen und technische Besonderheiten. Scheidet sie aus, fällt dieses Wissen zu hundert Prozent weg.

Das ist kein theoretisches Szenario. Die befragten Unternehmen in der eGain-Deloitte-Studie, die Wissensverlust als existenzielle Bedrohung einstufen, nennen genau diese Konstellation: Schlüsselpersonen ohne Stellvertretung, implizites Wissen ohne Dokumentation, Übergaben ohne Plan.

Kleine Betriebe haben selten eine Wissensmanagerin oder einen HR-Beauftragten. Die Geschäftsführung ist operativ eingebunden. Wissenssicherung landet auf der langen Bank, bis der Abgang passiert.

Was wirklich verloren geht

Wenn ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht es nicht um Aktenordner. Verloren geht:

• Einschätzungswissen: Welcher Lieferant liefert zuverlässig? Welcher Kunde reklamiert gern aus taktischen Gründen?
• Prozesswissen: Welche Reihenfolge macht bei diesem Auftrag Sinn? Was hat man vor Jahren schon probiert und warum hat es nicht funktioniert?
• Beziehungswissen: Wie kommuniziert der Einkauf von Stammkunde X am liebsten? Welche Eigenheiten hat ein langjähriger Lieferant, die nirgendwo stehen?
• Ausnahmewissen: Welche Sonderabsprachen gibt es, die seit Jahren stillschweigend praktiziert werden, aber in keinem Vertrag auftauchen?

All das lässt sich nur erfassen, wenn man vor dem Abgang ansetzt, nicht danach.

Drei Maßnahmen für kleine Betriebe

Die eGain-Deloitte-Studie empfiehlt einen Fünf-Schritte-Rahmen für große Unternehmen. Für Betriebe mit 3 bis 50 Mitarbeitern lässt sich das auf drei praxisnahe Schritte herunterbrechen:

1. Wissensrisiken sichtbar machen

Wer in Ihrem Betrieb trägt unverzichtbares Wissen, das nur in seinem Kopf steckt? Diese Frage ist unbequem, aber entscheidend. Ein einfaches Raster hilft: Person, Wissensbereiche, mögliche Nachfolge, Zeithorizont. Das Ergebnis zeigt schnell, wo der größte Handlungsbedarf liegt.

2. Strukturierte Wissensgespräche führen

Ein Wissensgespräch ist kein Exit-Interview. Es findet statt, während die Person noch da ist, idealerweise ein Jahr vor einem geplanten Abgang. Gezielte Fragen helfen: Welche Aufgaben erledigst du, die sonst niemand übernehmen könnte? Wo bist du die einzige Anlaufstelle? Was würde passieren, wenn du morgen nicht mehr da wärst?

Diese Gespräche brauchen keine Software. Ein strukturierter Fragenkatalog und ein ruhiges Gespräch reichen für den Anfang.

3. Wissen dokumentieren und zugänglich halten

Wissen, das als Word-Dokument auf einem Laufwerk liegt, hilft in der Praxis wenig. Es muss durchsuchbar, aktuell und für Nachfolger tatsächlich nutzbar sein. Manche Betriebe setzen dafür auf dedizierte Wissensmanagement-Tools: Lösungen wie Remainly etwa speichern Wissensinhalte DSGVO-konform auf EU-Servern in Frankfurt und machen sie über KI-gestützte Wissensprofile auffindbar. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern die Regelmäßigkeit: Wissen, das gepflegt wird, hat einen Wert. Wissen, das veraltet, nicht.

Was die Studie empfiehlt, übersetzt für kleine Betriebe

Das Kernproblem, das eGain und Deloitte identifizieren, gilt auf beiden Seiten des Atlantiks: Unternehmen behandeln Wissen nicht als strategische Ressource. Sie investieren in Menschen, aber nicht in das, was diese Menschen wissen.

Für kleine Betriebe bedeutet das: Es braucht keine Konzernbudgets, um anzufangen. Es braucht die Entscheidung, dieses Jahr einen ersten Schritt zu tun, bevor die nächste Schlüsselperson geht und das nächste Wissenspaket mit ihr.

Häufige Fragen

Was versteht man unter Erfahrungswissen?

Erfahrungswissen ist das Wissen, das eine Person durch jahrelange Praxis aufgebaut hat und das sich nicht einfach in einem Handbuch nachlesen lässt: Einschätzungen, Beziehungswissen, Ausnahmeregeln und Prozesslogik. Es ist oft der größte Anteil am Wissen einer Schlüsselperson und der am schwierigsten zu transferierende.

Warum ist Wissensverlust für kleine Betriebe besonders riskant?

In kleinen Betrieben ist Erfahrungswissen auf wenige Personen konzentriert. Scheidet eine dieser Personen aus, gibt es oft keinen Kollegen, der ihr Wissen auffangen kann. Große Unternehmen können Verluste durch Personalstärke abfedern. In Betrieben mit 5 bis 30 Mitarbeitern ist das schlicht nicht möglich.

Wann sollte man mit Wissenssicherung beginnen?

So früh wie möglich, und immer vor einem geplanten Abgang. Ein guter Rhythmus ist ein jährlicher Wissens-Check: Wessen Wissen ist kritisch? Wer könnte in den nächsten zwölf bis vierundzwanzig Monaten das Unternehmen verlassen?

Braucht man dafür teure Software?

Nein. Der erste Schritt (strukturierte Wissensgespräche führen und dokumentieren) erfordert keine speziellen Tools. Software hilft dabei, Wissen langfristig zugänglich und aktuell zu halten, ist aber kein Pflichtbestandteil eines ersten Wissenssicherungsprojekts.

Was ist der Unterschied zwischen Wissenssicherung und Wissensmanagement?

Wissenssicherung ist die gezielte Maßnahme, bestehendes Wissen vor dem Verlust zu schützen, typischerweise im Zusammenhang mit Personalwechseln. Wissensmanagement ist der übergeordnete Begriff für Erfassung, Verteilung und Pflege von Wissen im Betrieb insgesamt.