Wissens-Audit Light: Vorlage für den nächsten Strategietag

Die meisten Geschäftsführer im Mittelstand wissen ungefähr, wo ihr Wissens-Risiko liegt. Ungefähr reicht aber nicht, wenn drei Schlüsselpersonen gleichzeitig kündigen oder in Rente gehen. Was du brauchst, ist ein ehrlicher Stand auf Papier, mit Bereichen, Verantwortlichen und einer realistischen Einschätzung, was beim Ausfall passiert.

Dieser Beitrag liefert dir eine Vorlage, mit der du in vier Stunden zusammen mit drei bis vier Führungskräften einen organisatorischen Wissens-Audit durchziehst. Kein theoretisches Modell, sondern eine Arbeitsunterlage für den nächsten Strategietag.

Vorbereitung: Wer sitzt am Tisch und was liegt vorher bereit

Lade drei bis vier Führungskräfte ein, die operativ tief drinstecken. Vertrieb, Produktion oder Operations, eine fachlich starke Stimme aus der Verwaltung und idealerweise dich selbst als Geschäftsführer. Mehr als fünf Personen verlangsamen die Diskussion, weniger als drei verkürzen die Perspektive.

Vor dem Termin schickst du eine kurze Mail mit drei Aufgaben. Jeder Teilnehmer notiert für seinen Bereich, welche Kunden oder Lieferanten als kritisch gelten, welche Prozesse er als besonders wissensintensiv einschätzt und welche Person in seinem Team das meiste implizite Wissen trägt. Diese Vorarbeit kostet pro Person etwa 20 Minuten und spart im Workshop eine ganze Stunde.

Reserviere einen Raum mit Whiteboard oder großen Flipcharts. Drucke die Output-Vorlage am Ende dieses Beitrags fünf Mal aus. Stelle Wasser, Kaffee und etwas zu essen bereit, weil ein konzentrierter Halbtages-Workshop ohne Pause nicht funktioniert.

Die fünf Audit-Bereiche

Der Audit deckt fünf Bereiche ab. Mehr verwässern den Fokus, weniger lassen blinde Flecken zu. Du nimmst dir pro Bereich rund 35 Minuten Zeit.

Kundenwissen. Wer kennt deine A-Kunden so gut, dass er ohne Telefonat weiß, welcher Ansprechpartner welche Eigenheiten hat? Wo liegen die historischen Konditionen, die individuellen Vereinbarungen und die ungeschriebenen Regeln, die nur in Köpfen existieren?

Lieferantenwissen. Welche Lieferanten sind kritisch und wer pflegt diese Beziehungen? Welche informellen Absprachen, Sondertoleranzen oder eingespielten Eskalationswege gibt es? Was passiert, wenn der zuständige Einkäufer ausfällt und ein neuer Mitarbeiter beim Lieferanten anrufen muss?

Technisches Prozesswissen. Welche Maschinen, Anlagen oder Software-Workflows hängen an einer einzigen Person? Welche Tricks bei der Einrichtung, Fehlerbehebung oder Qualitätssicherung sind nirgends dokumentiert? Hier liegen oft die teuersten Wissenslücken, weil ein Maschinenstillstand sofort messbar Geld kostet.

Markt- und Branchenwissen. Wer hat das Gefühl für den Markt, kennt die Konkurrenz und hört die richtigen Signale auf Messen oder in Verbänden? Dieses Wissen ist nicht operativ wichtig, sondern strategisch. Wenn es verschwindet, merkst du es erst Monate später an falschen Entscheidungen.

Internes Methodenwissen. Welche Routinen, Entscheidungslogiken und kulturellen Spielregeln sind über Jahre gewachsen und werden nirgends festgehalten? Wie kalkuliert dein Vertrieb wirklich? Welche Kriterien führen zu einem Go bei Neuprodukten? Das ist das Wissen, das ein Berater von außen niemals rekonstruieren könnte.

Drei Bewertungsfragen pro Bereich

Pro Bereich beantwortest du im Workshop genau drei Fragen. Schreibe sie als Spaltenüberschriften auf das Flipchart und arbeite sie der Reihe nach ab.

Wer weiß es? Konkrete Namen, nicht Funktionen. Wenn drei oder mehr Personen das gleiche Wissen vollständig tragen, ist das Risiko niedrig. Wenn nur eine Person genannt wird, liegt eine Schlüsselperson vor.

Wo ist es dokumentiert? Möglichkeiten reichen von vollständig schriftlich, über teilweise in Mails oder Ordnern, bis zu rein im Kopf. Sei ehrlich, nicht hoffnungsvoll. Ein veraltetes Wiki zählt als nicht dokumentiert.

Was passiert beim Ausfall? Bewerte auf einer kurzen Skala. Grün heißt, der Geschäftsbetrieb läuft weiter, ein Kollege übernimmt nahtlos. Gelb heißt, es gibt zwei bis vier Wochen erhöhten Aufwand und Kundenirritation. Rot heißt, der Bereich ist akut gefährdet, Umsatz und Reputation hängen direkt am Ausfall.

Drei Fragen pro Bereich, fünf Bereiche, das sind 15 Bewertungen. Das passt locker in den Halbtages-Rahmen.

Die Output-Seite

Am Ende des Workshops braucht ihr eine einzige Seite, die das Ergebnis zusammenfasst. Mehr lest weder du noch deine Führungskräfte später. Die Output-Seite hat fünf Zeilen, eine pro Bereich, und vier Spalten.

In Spalte eins steht der Bereich. In Spalte zwei steht die Schlüsselperson, also der Name oder die Namen, an denen das Wissen am stärksten hängt. In Spalte drei steht der Dokumentationsstand in einem Wort. In Spalte vier steht die Ampel grün, gelb oder rot.

Unter der Tabelle stehen drei Sätze. Erstens, welche zwei Bereiche aus Sicht der Runde die höchste Priorität bekommen. Zweitens, wer pro Bereich die Verantwortung übernimmt, das Wissen in den nächsten 90 Tagen zu sichern. Drittens, wann der Folgetermin stattfindet, an dem ihr den Stand prüft.

Mehr braucht es nicht. Eine Seite, die dein Risiko sichtbar macht und Verantwortlichkeiten festlegt, ist mehr wert als ein 30-seitiger Auditbericht, den niemand mehr öffnet.

Folgeprozess: was in den ersten 90 Tagen passiert

Der Audit selbst sichert kein Wissen, er macht es nur sichtbar. Damit aus der Output-Seite Veränderung wird, brauchst du einen klaren Folgeprozess.

Innerhalb der ersten zwei Wochen führt jede verantwortliche Führungskraft Gespräche mit der genannten Schlüsselperson. Nicht, um sofort zu dokumentieren, sondern um den Auftrag zu klären. Was würde diese Person für sicherungswürdig halten und wie viel Zeit kann realistisch dafür freigeschaufelt werden?

In den folgenden 60 Tagen läuft die eigentliche Sicherung. Auf personenebene lohnt sich ein granularer Ansatz, den ich im Schlüsselpersonen-Audit für KMU-Geschäftsführer beschrieben habe. Besonders sensibel ist der Folgeprozess in Kontexten der Unternehmensnachfolge im Mittelstand, weil dort emotionale Übergaben mit Wissensübergaben zusammenfallen, dazu mehr im Beitrag Nachfolge im Familienunternehmen: die Wissensseite.

Nach 90 Tagen kommt die Runde wieder zusammen, schaut auf die Output-Seite und aktualisiert die Ampeln. Was war rot und ist jetzt gelb? Wo ist nichts passiert und warum? Dieser zweite Termin dauert nur eine Stunde, ist aber entscheidend, damit der Audit nicht wie viele andere Strategietage in der Schublade verschwindet.

Wo Remainly nach dem Audit weitermacht

Sobald der Audit die Lücken offenlegt, beginnt die eigentliche Arbeit. Das Wissen der identifizierten Schlüsselpersonen muss aus den Köpfen heraus, in Strukturen hinein, ohne dass die operative Belastung steigt. Genau dort setzt Remainly an. KI-gestützte Interviews per Sprache oder Chat führen die Schlüsselpersonen in regelmäßigen Sessions durch ihr Wissen und bauen daraus eine durchsuchbare, laufend aktualisierte Wissenskopie. Dein Audit liefert die Liste, Remainly schließt die Lücken Stück für Stück. Mehr zu Funktionen und Pricing findest du auf remainly.de/preise.

Fazit

Ein Halbtages-Audit mit fünf Bereichen, drei Fragen und einer Output-Seite reicht aus, um deinen Wissens-Risiko-Stand ehrlich zu sehen. Kein Berater, keine Software, keine Wochen Vorbereitung. Vier Stunden, vier Köpfe, eine Seite Ergebnis.

Fang heute mit einem Schritt an. Blockiere im Kalender einen Halbtages-Termin in den nächsten 30 Tagen, lade drei Führungskräfte ein und schicke ihnen die drei Vorbereitungsfragen aus dem ersten Abschnitt. Mehr brauchst du jetzt nicht.

Quellen

• IfM Bonn, Zukunftspanel Mittelstand 2025: https://www.ifm-bonn.org/forschung/zukunftspanel-mittelstand
• Institut der deutschen Wirtschaft, "Fast 20 Millionen Erwerbstätige erreichen bis 2036 das Renteneintrittsalter": https://www.iwkoeln.de/presse/pressemitteilungen/holger-schaefer-philipp-deschermeier-fast-20-millionen-erwerbstaetige-gehen-bis-2036-in-rente.html
• KfW Research, Nachfolge-Monitoring Mittelstand 2025: https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Fokus-Volkswirtschaft/Fokus-2026/Fokus-Nr.-526-Januar-2026-Nachfolge-Monitoring.pdf